Основные принципы тайм-менеджмента в работе

«Как все успеть? Времени ни на что не хватает!» Эту фразу приходилось слышать каждому из нас, причем от самых разных людей. Эту фразу можно услышать от бизнесмена, ведущего сразу несколько бизнесов с миллионными оборотами, и мелкого предпринимателя, который держит пару контейнеров на ближайшем рынке.

Вы можете это услышать от домохозяйки, пытающейся свести концы с концами до следующей зарплаты мужа, и жены богатого человека со штатом садовников и домработниц, которая не успевает обойти за день все магазины и при этом не опоздать на массаж, маникюр, педикюр или что там сегодня по плану.

Вы можете это услышать от студента-отличника, тщательно выполняющего все учебные задания и совмещающего учебу со стажировкой по будущей специальности, и от двоечника, не успевающего посетить все тусовки в городе и побывавшего на первой паре в институте всего раз в жизни только потому, что накануне уснул пьяным в аудитории.

И в этом есть определенная высшая справедливость.

Справедливость в том смысле, что у нас всех, независимо от возраста, профессии, образования и социального статуса, в сутках ровно 24 часа и ни минутой больше. И только от нас зависит, насколько разумно и эффективно мы сможем ими распорядиться.

Итак, сегодня мы поговорим про основные принципы тайм-менеджмента применительно к работе.

Происхождение принципов тайм-менеджмента

Для тех, кто не является фанатом литературы по саморазвитию, расскажем в двух словах, что такое тайм-менеджмент. Термин происходит от двух английских слов time и management, что дословно означает «управление временем».

Речь не идет о каком-то виде волшебства: принципы тайм-менеджмента не могут перенести нас в прошлое или будущее, но смогут сделать более интересными и содержательным наше настоящее. И нет пока такого волшебства, чтобы сделать сутки длиннее или короче: мы можем лишь разумнее распорядиться тем, что есть.

Первые идеи о необходимости осмысленной организации своего времени для пользы здоровья человека звучали еще в конце 19 века. Так, российский физиолог Николай Евгеньевич Введенский (1852-1922) как-то заметил, что «мы устаем и изнемогаем вовсе не потому, что много работаем, а потому, что работаем неорганизованно и бестолково» [Н. Введенский, 2017].

Исследование личной эффективности в плане использования времени поставил на научную основу создатель социальной инженерии тех лет Алексей Капитонович Гастев (1882-1939). Своими наблюдениями он поделился в книге «Как надо работать» [А. Гастев, 1972]. Интересно, что Алексей Гастев переписывался с Генри Фордом (1863-1947) и презентовал ему свои идеи.

Основоположником тайм-менеджмента в современном понимании считается предприниматель из Дании Клаус Меллер. В 70-е годы 20 века он разработал блокнот для удобного планирования дел, который считается прообразом современного органайзера, используемого в технологиях тайм-менеджмента. В 1975 году Клаус Меллер основал фирму Time Management International и начал вести тренинги, на которых презентовал свой чудо-блокнот и учил, как с его помощью эффективно управлять временем.

Больше об истории тайм-менеджмента вы узнаете из обзора «Краткая история тайм-менеджмента (основные вехи)», подготовленного профессиональным психологом и бизнес-тренером [С. Калинин, 2012]. А мы сосредоточимся на том, что составляет законы и принципы тайм-менеджмента.

Содержание принципов тайм-менеджмента

Итак, тайм-менеджмент – это набор знаний и навыков, позволяющий человеку оптимальным образом расставить приоритеты, спланировать дела, найти время и другие ресурсы для их исполнения. Принципы и технологии управления временем позволяют существенно повысить личную эффективность и быстрее добиться своих основных целей. Какие же технологии и принципы тайм-менеджмента в работе наиболее эффективны? Давайте рассмотрим!

Принципы целеполагания в тайм-менеджменте

Практически любое пособие и любая статья по тайм-менеджменту начинаются с того, что тайм-менеджмент является инструментом достижения целей, а никак не самоцелью. Свои цели, пусть даже в самых общих чертах, желательно наметить даже далеким от сферы бизнеса людям. Просто потому, что те, кто не работает над реализацией своих целей, будут неизбежно тратить свой такой драгоценный ресурс как время на обслуживание чужих целей [М. Молчанова, 2021].

Для реализации принципов целеполагания в тайм-менеджменте используется технология SMART. Суть в том, что любая цель должна соответствовать пяти основным критериям, и аббревиатура SMART как раз образована от наименования этих критериев. Что же это за критерии?

Критерии цели:

  • S – Specific.
  • M – Measurable.
  • A – Achievable.
  • R – Relevant, Resource.
  • T – Time-bound.

Теперь рассмотрим, что же они означают и как реализуются на практике:

  • Specific – тут подразумевается конкретика. Не просто расширить бизнес, а открыть новые магазины, наладить онлайн-торговлю, предложить покупателям более богатый ассортимент.
  • Measurable – цель должна быть представлена в исчисляемых единицах. Это отчасти пересекается с первым показателем конкретики. Например, открыть два новых магазина, сделать собственный онлайн-магазин и выставить свой товар на 10 самых популярных торговых онлайн-площадках, увеличить выручку в 2 раза за ближайшие 3 месяца. Только в этом случае у вас будет четкий критерий достижения цели.
  • Achievable – цель должна быть достижимой. Бесполезно сразу ставить своему бизнесу задачу поднять прибыль за год в тысячу раз. А вот увеличить выручку для начала в 2 раза является вполне реальной задачей. Иногда букву А в слове SMART расшифровывают еще и как Aggressive и Ambitious в значении «агрессивный» и «амбициозный». Тут имеется в виду, что не нужно слишком скромничать и ставить совсем уж мелкие цели наподобие «рост дохода на 10%». Это даже не цель, а результат нормального рабочего процесса, если вы в принципе работаете.
  • Relevant – цель должна быть релевантной вашим текущим возможностям и тем ресурсам, которые вы сможете привлечь своими силами в обозримом будущем. Например, не стоит ставить себе задачу выпускать космические корабли, если вы всю жизнь торгуете джинсами. А вот в придачу к джинсам начать торговать спортивной обувью, скейтами и велосипедами очень даже можно. Кроме того, ваши новые цели не должны мешать достижению предыдущих, если предыдущие цели до сих пор актуальны. Либо же их следует пересмотреть, чтобы не мешали двигаться вперед.
  • Time-bound – цель должна иметь ограничитель по времени в плане ее достижения. Если не прописать четко, что нужно увеличить выручку в 2 раза за ближайшие 3 месяца, вы рискуете «застрять» в попытках удвоить доход на неопределенное время.

В целом, технология SMART пригодна для самых разных целей, от развития собственного бизнеса до продвижения в качестве наемного работника. Оба случая предполагают постановку конкретной и релевантной вашим возможностям цели.

Так, не стоит себе ставить задачу возглавить наблюдательный совет крупной корпорации, если вы только-только закончили вуз. В то же самое время не следует «засиживаться» на стартовой позиции менеджера по продажам слишком уж долго. Либо вы зарабатываете деньги и нарабатываете клиентскую базу, чтобы открыть свой бизнес, либо растете по служебной лестнице и возглавляете отдел маркетинга.

Возможно, такую крупную цель как возглавить отдел маркетинга придется разбить на более мелкие. Допустим, каждый месяц перевыполнять план продаж на 20%, закончить МВА и сдать экзамен TOEFL на уровень В2, если вы работаете в международной компании и для топ-менеджмента свободный английский обязателен.

Чтобы технология SMART не осталась благим намерением в целеполагании, рекомендуется выписать все свои цели и держать запись на видном месте, чтобы каждый день спрашивать себя «Что я сегодня могут сделать, чтобы приблизиться к своим целям?» Пусть действие будет небольшим, но обязательным [М. Молчанова, 2021].

Тут даже не суть важно, возьметесь ли вы запоминать по 10 новых иностранных слов каждый день или запишитесь на курсы английского, начнете активно искать новых клиентов или подумаете, кому из постоянных заказчиков можно предложить дополнительную услугу. Важно, что, имея свои цели «перед глазами», вы начнете активнее искать возможности для их реализации и, как следствие, с большей степенью вероятности сможете их достичь. И у вас будет еще больше шансов достичь цели, если вы сможете сосредоточиться на главном.

Принцип Парето в тайм-менеджменте

Принцип Парето иногда еще называют правилом 80/20. Суть в том, что 20% усилий дают 80% результата. Это относится практически ко всему. Так, обычно примерно 20% вложений приносят 80% дохода, 20% ассортимента дают 80% прибыли, и даже всего лишь 20% прочитанных нами книг дают нам 80% знаний.

Значит ли это, что не нужно читать остальные 80% книг, закупать 80% ассортимента и делать 80% вложений? Конечно нет, потому что ситуация может в любой момент измениться, и то, что сегодня приносит 80% дохода, завтра может оказаться убыточным и вам нужно будет как-то продержаться на плаву, чтобы иметь время «переформатироваться». Да и если вдруг убрать из магазина 80% ассортимента, полупустые полки просто отпугнут покупателей и они перестанут к вам ходить и покупать оставшиеся 20% товаров, поэтому о прибыли придется забыть [А. Марков, 2016].

Однако если здесь и сейчас вы от какого-то действия получаете 80% результата, будет вполне логично сосредоточиться на нем самым серьезным образом. Как это? Как минимум, следует понять для самого себя, что именно вам приносит эти самые 80% результата и есть ли там потенциал для роста. Если есть, тогда попробовать уделять этому больше 20% времени.

Вполне реально, что вскоре суммарный достигнутый вами результат (доход, зарплата, премия, количество выученных иностранных слов) составит 120-130% от того, что было раньше. Другими словами, если при наличии потенциала роста уделить больше времени тому, что приносит реальный результат, тогда и результат будет больше и лучше.

Возникает закономерный вопрос: а как же те 20% результата, которые тоже нужны, но на которые уходит до 80% времени? Во-первых, посмотрите, так ли уж они нужны. Во-вторых, выясните, точно ли это должны делать вы, а не кто-то другой. В-третьих, подумайте, можете ли вы делать это быстрее. В-четвертых, проанализируйте, точно ли вы должны делать это все.

Поясним конкретными примерами. Допустим, вы решили заняться саморазвитием, подписались на несколько рассылок соответствующего профиля и составили список книг для чтения. Однако некоторые книги показались вам скучными, некоторые – слишком банальными, а некоторые – пока слишком сложными для вашего восприятия. Это книги, на которые не стоит тратить время. Поэтому смело «почистите» список и не читайте вопреки здравому смыслу только лишь потому, что вам эту книгу кто-то рекомендовал.

Аналогичная ситуация бывает и с рассылками: многообещающее название, яркий анонс, а по существу набор заезженных банальностей или нечто, что имеет слабое отношение к заявленной теме. Смело отписывайтесь! Ну, или напишите ответное письмо с просьбой больше ничего вам не присылать, если вы слишком щепетильны и не хотите кому-то ухудшать статистику отказов.

Можно пойти и другим путем. Например, выделить себе на чтение 25 минут в день и читать, сколько успеете. В любом случае это лучше, чем не читать совсем. Так у вас что-то останется в голове, а вы потом оцените, насколько это «что-то» вам окажется полезно.

И, наконец, само наличие установленного ограничителя по времени станет гарантией, что вы «не утонете» в информации и не займете одним делом все время, за которое можно было бы сделать десяток не менее полезных дел. Такая установка ограничителя по времени лежит в основе принципе Pomodoro.

Принцип помидора в тайм-менеджменте

Принцип помидора получил такое странноватое название потому, что у его изобретателя – итальянского студента Франческо Чирилло был таймер в форме этого однозначно полезного овоща. Франческо ставил таймер на 25 минут, которые уделял учебе, ни на что не отвлекаясь, а потом давал себе 5-минутный отдых.

Впоследствии такие 25-минутные отрезки стали именовать «помидорами». За последние три десятка лет вокруг этой техники выросло множество рекомендаций. Например, разбивать любое дело на части, выполнение которых займет не более 25 минут. Или планировать свой рабочий день, как 14 помидоров, потому что после каждых четырех помидоров нужно сделать перерыв побольше, чем 5 минут.

В принципе, вы можете установить для себя отрезки времени больше или меньше, и даже не обязательно, чтобы все они были одинаковыми. Быть может, пока вы полны сил и энергии с утра, вы сможете с полной самоотдачей работать по 40-45 минут, а ближе к вечеру, когда силы на исходе, вам стоит ограничиться мелкими делами, занимающими не более 15 минут.

Однако обязательно нужно следить, чтобы у вас не падали концентрация внимания и производительность, если отрезки будут слишком большими, и чтобы вы успевали сделать хоть что-то, если отрезки будут слишком маленькими. А чтобы выяснить, какие отрезки времени будут оптимальными лично для вас, вам пригодятся методы «слона» и «лягушки».

Принципы «слона» и «лягушки» в тайм-менеджменте

Сначала поясним, зачем мы прибегаем к помощи животного мира для решения своих задач. «Слонами» будем считать большие объемные дела, требующие много времени и ресурсов. Естественно, за один подход большое и важное дело не сделать, поэтому его нужно разделить на «стейки» [А. Дундалевич, 2019].

Стейк любой нормальный человек съест с удовольствием, которое удвоится от самоосознания, какой вы молодец и взялись, наконец-таки, на неподъемную задачу. К таким объемным и неподъемным без дополнительных мер задачам относятся написание отчета, подготовка презентации, открытие нового магазина, маркетинговое исследование рынка. Это наши «слоны».

А кто же такие «лягушки»? Это мелкие, не всегда приятные и постоянно ускользающие от нашего внимания дела [А. Дундалевич, 2019]. Например, позвонить злостному должнику с напоминанием о необходимости оплаты, забрать документы, которые как бы нужны, но не сейчас, отдать в ремонт принтер, который вроде пока работает, однако профилактика не помешала бы.

Это все следует внести в список и запланировать на каждую «лягушку» свой «помидор». Другими словами, время, в течение которого вы не будете отвлекаться ни на что другое и точно позвоните должнику, мастеру по ремонту принтеров, менеджеру, у которого нужно забрать документы, и постепенно решите все эти вопросы, т.е. «переловите» всех «лягушек».

И, пожалуй, поместим-ка мы в наш «зверинец» еще одно существо. А именно сказочного «единорога», которого никто не видел, однако хочется верить, что он где-то есть. Это такие дела-мечты, которые либо кажутся нереальными, либо на них вечно нет времени, и поэтому мы за них никак не возьмемся [А. Дундалевич, 2019].

Например, мы можем осознавать важность чтения отраслевых новостей и даже оформить подписку на рассылку, однако эти письма-рассылки так и лежат в нашей почте непрочитанными. Нам как-то пришла в голову идея креативной стратегии в рекламе, однако у нас руки не доходят, чтобы набросать план и предложить его по собственной инициативе начальству, потому что начальство постоянно подгружает срочными текущими заданиями: сделать макет визиток для сотрудников, буклета для выставки, флаера для раздачи на улице и т.д.

Мы понимаем важность проработки софт скиллс, в том числе навыков тайм-менеджмента, и даже скачали себе книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», однако ввиду того, что никто не стоит «над душой» и не требует, чтобы мы ее прочитали, мы пока осилили только титульный лист и оглавление [Г. Архангельский, 2010]. Мы давно хотим научиться кататься на коньках (лыжах, сноуборде), играть в теннис (хоккей, сквош), петь (танцевать, рисовать), однако нам кажется, что уже поздно и что у нас нет к этому никаких способностей.

Тут опасность вот в чем: чтение отраслевых новостей отнюдь не прихоть, а насущная необходимость. И если сегодня не разобраться с этими рассылками-«единорогами», через полгода-год у вас появится задача-«слон», что делать с упавшей прибылью и как догнать конкурентов. Однообразная реклама надоедает, и если сегодня не воспользоваться пришедшей в голову креативной идеей, завтра нечто подобное придет в голову конкурентам, а вам останется подсчитывать убытки и в срочном порядке придумывать что-то другое.

И, наконец, если ваши мечты о том, чтобы начать петь, танцевать, фотографировать останутся «задвинутыми» на задний план, это грозит хроническим стрессом и неудовлетворенностью от жизни. Особенно, если вы творческая личность и представляли себе свою жизнь как-то иначе, нежели сидячая работа в офисе и вечно недовольная вашей зарплатой жена. Или бесконечная стирка, уборка, готовка и претензии мужа по поводу каждой потраченной сверх лимита копейки.

Тогда занятия творчеством или спортом смогут стать отдушиной в случае, если менять ситуацию радикально вы пока не готовы. А если готовы, спорт или творчество вполне могут стать вашей новой профессией, если вы освоите их на хорошем уровне. При желании можно найти достаточно примеров, когда инженер или журналист становится тренером по фитнесу, стюардесса или маркетолог – эстрадной певицей, а врач или экономист – известным телеведущим.

Как же нам разобраться со всеми своими «слонами», «лягушками» и «единорогами»? И где найти на них время? В этом поможет правильное планирование дня!

Принцип гибкого и жесткого планирования в тайм-менеджменте

Людей непосвященных, возможно, даже сам подзаголовок поставит в тупик. Как принцип может быть жестким и гибким одновременно?!.. На самом деле может, и более того, именно таким и должно быть ежедневное планирование. Подсчитано, что у среднестатистического руководителя структурного подразделения в коммерческой фирме, работающего, в том числе, с клиентами, в течение дня появляется от 14 до 25 новых задач [А. Нойманн, 2020].

Учитывая, что любой руководитель часть задач делегирует подчиненным, у рядовых наемных сотрудников в течение дня тоже происходит масса неожиданностей. А если компания крупная и структурная иерархия сложная, тогда на одного работника приходится от двух до четырех начальников, каждому из которых постоянно что-то нужно, причем всем срочно. Именно поэтому бизнес-консультанты рекомендуют заранее планировать 60-70% рабочего времени, причем не подряд, а так, чтобы между запланированными делами были промежутки [А. Нойманн, 2020].

Как это выглядит на практике? Начинаем с жесткого планирования. Сначала вы вносите в свой график дела, жестко привязанные к определенному времени. Например, совещание в 9 часов утра, встреча с клиентом в 15 часов, вечерняя тренировка в 20 часов. Да, тренировками лучше не жертвовать, потому что, жертвуя сегодня тренировкой, завтра вы жертвуете здоровьем. Лучше спланировать дела так, чтобы в 20.00 быть на тренировке.

Далее мы переходим к гибкому планированию и выделяем время на дела, не привязанные ко времени, но привязанные к дате. Например, если вам нужно подготовить доклад на 25 число, лучше запланировать время на подготовку заранее. Допустим, пару часов 20 числа и еще час-полтора 22 числа. Это потому, что большой качественный доклад невозможно написать за один заход.

Скорее всего, окажется, что у вас нет каких-то важных данных, что к докладу были бы кстати графики продаж, что, в конце концов, вам нужно отрепетировать свою речь, чтобы она была грамотной, увлекательной и в меру темпераментной. На все это нужно время и все это лучше делать не в последний момент, когда могут появиться другие срочные непредвиденные задачи.

В рамках гибкого планирования мы расставляем задачи в порядке убывания приоритетности. Быть готовым к докладу через 5 дней, конечно же, важнее, чем прямо сейчас садиться читать рассылку отраслевых новостей. Однако чтением рассылки можно заполнить обычно бесполезные минуты ожидания начала совещания, когда начальник задерживается, или стояния в пробке, когда «красный» светофор зажегся надолго и в ближайшие 2 минуты никто никуда не едет.

Ну а когда будет совсем нечего делать, вы поищите новые креативные шрифты для заголовков презентаций или разберете завалы прошлогодних бумаг у себя в столе. Гибкое планирование позволит найти время и для этого!

Если когда-то навык управления временем был прерогативой деловых людей, сегодня является нормальным говорить про принципы тайм-менеджмента в работе врача и медицинской сестры. Более того, разработаны специальные тесты на знание принципов тайм-менеджмента в работе медицинской сестры. Основы управления временем медицинские работники изучают в рамках НМО (непрерывного медицинского образования), а для лучшей подготовки к тестированию могут заранее посмотреть ответы на НМО «Принципы тайм-менеджмента в работе медицинской сестры» [24forcarе: Медицина, 2021].

Существуют и тесты на принципы тайм-менеджмента в работе, никак не привязанные к конкретной профессии. Вот некоторые из них:

А теперь давайте подытожим материал статьи. Мы разобрались, что такое тайм-менджмент и каковы основные принципы эффективного тайм-менеджмента. К основным принципам тайм-менеджмента относятся:

  • Принцип целеполагания.
  • Принцип Парето.
  • Принцип помидора.
  • Принципы «слона» и «лягушки».
  • Принцип гибкого и жесткого планирования.

Мы теперь знаем, что для успешной реализации этих принципов нужно расставить приоритеты, наладить учет времени, освоить разные методы планирования и, конечно, не забывать об отдыхе, здоровье, занятиях спортом и творчеством.

Кроме уже рекомендованной книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», специально для топ-менеджеров хотим посоветовать бестселлер «24+2. Время руководителя» [А. Горбачев, 2007].

А тем, кто сомневается, что у него что-то получится, советуем прочитать весьма поучительную и мотивирующую книгу «Экстремальный тайм-менеджмент», написанную на основе реальной жизненной истории  [Н. Мрочковский, А. Толкачев, 2012].

На этом пока все. Мы желаем, чтобы у вас всегда находилось время для приятных и полезных дел, а со всеми прочими задачами вы справлялись легко и быстро!

Автор статьи: Ольга Обломова

Источник: https://4brain.ru/blog/osnovnye-principy-tajm-menedzhmenta-v-rabote/